エーザイ豊友会
個人情報保護規程

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第１条（目的）

エーザイ豊友会（以下本会）は、個人情報の保護に関する法令等を遵守し、本会における個人情報の適切な取扱いを確保するため、以下のとおり個人情報保護規程（以下規程）を定める

第２条（定義）

本規程において使用する各号の用語の定義は、個人情報保護法（正式名称：個人情報の保護に関する法律）（平成15年５月３０日制定）に基づき次に定めるとおりとする

（１）個人情報

生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日、その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項により特定の個人を識別することができるもの

（２）個人情報データベース等

個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報を電子計算機を用いて検
索することができるように体系的に構成したもの

（３）個人データ

個人情報データベース等を構成する個人情報をいう

（４）本人

個人情報によって識別される特定の個人をいう

（５）個人情報保護管理者

本会における個人情報を安全に運用・管理する者をいう

第３条（個人情報の取得）

1. 本会は、基本的に入会届などの書面を通じて個人情報を取得する。ただし、急を要するときなど必要に応じて口頭で取得する場合がある
2. 本会が取得する個人情報は、以下のとおりとする

会員の氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス、入社退職年月日、写真及び映像、本人以外の連絡可能な親族連絡先

第４条　（利用目的）

本会が保有する個人情報は、次の各号の目的で利用する

（１）名簿の作成
（２）会費の請求、管理
（３）豊友会だよりの発行
（４）ホームページの記事掲載・閲覧者の登録
（５）会議などの運営および案内送付
（６）総会案内、同好会などの運営および案内送付
（７）賀寿対象者の把握
（８）弔辞連絡
（９）エーザイ品通信販売並びに㈱サンプラネットからの保険・各種販売等の案内
（１０）本会の活動に対するアンケート、取材等の実施

第5条（利用目的の範囲内での利用）

本会は、前条各号に掲げる利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用しない。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合、または個人情報保護法において本人の同意を要しない旨の定めのある場合は、この限りでない

第６条（安全管理）

1. 本会における個人情報保護管理者は、本部においては事務局、支部においては支部長または支部長の指名する者とする
2. 本会は個人情報の漏洩、滅失またはき損の防止、その他の個人情報の安全管理のため、次の各号を遵守するものとする

（１）文書類の保管

個人情報を含む文書類を、本会においては本部事務所内に設置された施錠可能場所で保管する
なお、支部においてはPC等を含む特定した場所で保管する

（２）電磁的記録の保護

前号にかかわらず、電磁的記録による個人情報を、豊友会の本部事務所内に設置されたパソコンやクラウド上のファイルサーバーを含む電子媒体に保管する場合にはパスワードを設定する

（３）消去・廃棄

文書類または電磁的記録に含まれる個人情報は、利用目的の達成により不要となったものは廃棄または消去する。その際は完全消去または破砕処分その他復元または再利用することのできない方法により実施する

（４）持ち出しの禁止

文書類または電磁的記録に含まれる個人情報は、本会事務所内の保管場所から持ち出さない
ただし、支部においては総会などの会議を個人情報の保管場所以外で行い、個人情報を利用する場合はこの限りでない

第7条（第三者提供の制限）

本会は、次の各号に定める場合を除き、個人情報を本人以外の第三者に提供しない
なお、第４条に定める利用目的のために第三者に提供する場合は、第三者が個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることを確認するとともに、提供した内容を記録し保存しなければならない

（１） あらかじめ本人の同意がある場合
（２） 個人情報保護法において本人の同意を要しない旨の定めがある場合

第８条（開示及び訂正）

会員は、自己の個人情報について個人情報保護管理者に対し開示及び訂正を請求することができる

第９条（問い合わせ・苦情対応）

本会は、個人情報の取扱いに関する苦情等に対し、迅速かつ適切に対応する

２．本会の個人情報の取扱いについての相談、問い合わせ、苦情対応窓口は、本会の本部および支部事務局とする

第10条（規程の改廃）

本規程の改廃は本部理事会の決定による

第11条（実施）

本規程は、2024年10月1日より実施する

＜初回発効＞
2024年10月１日